Was soll man unter Projektmanagment verstehen?
Es gibt keine einheitliche und eindeutige Definition für das Projektmanagement. Verschiedene Institutionen (regional, international) haben hierzu entsprechende Frameworks und Definitionen erstellt. Darauf basieren bieten sie verschiedene Prozesse bzw. Herangehensweisen an. Formell und begrifflich unterscheiden sie sich zwar mehr oder weniger. Die Ideen dahinter sind allerdings vergleichbar.
Im Laufe meiner Zertifizierung bei der IPMA (Level D in Deutschland, Level C in Skandinavien) habe ich verschiedene Herangehensweisen an die inhaltliche Auseinandersetzung und Prüfung der Zertifizierungskandidaten kennengelernt. Daraus abgeleitet, insbesondere auf Basis der National Competence Baseline von Skandinavien, ergab sich für mich ein Verständnis des Projektmanagements auf einer Metaebene. D.h. unabhängig von den angebotenen Projektmanagementmodellen (PMI, IPMA, Prince2 usw.) lassen sich die Anforderungen an das Projektmanagement allgemein formulieren. Diese müssen dann noch auf das Managementmodell eines spezifischen Projekts heruntergebrochen werden.
Mein Verständnis dieser Anforderungen habe ich zusammengefasst und weiter unten beschrieben. Zum einen gehe ich auf der Metaebene auf das Projektmanagement an sich ein. Anschließend zeige ich einen Überblick über die Projektmanagementprozesse, die auf verschiedene Phasen aufgeteilt sind. Die IPMA versteht diese Projektmanagementphasen als übergeordnete Strukturierung, die sich auf jeden Projekttyp anwenden lässt.
Das Projektmanagement
Hierzu habe ich einen Blogartikel verfasst. Er geht auf das Projektmanagement mit den nachfolgenden Schwerpunkten ein:
- Was ist Projektmanagement und Charakterisierung von Projekten
- Auswahl des geeigneten Projektmanagementmodells
- Planen der Projektmanagmentphasen
- Planung des projektspezifischen Managementaufwands
- Beurteilung des ausgeführten Projektmanagements
- Förderung der Projektmanagementprozesse
Die Projektmanagementphasen nach IPMA
Die dargestellten Projektmanagementphasen stellen keine bindende und formell überall geltende Definition dar. Sie gibt eine übergeordnete Hilfestellung für den Projektmanager, wie er seine Aufgaben bzw. die Projektmanagementprozesse strukturieren kann.
Die Phasen sind von der IPMA übernommen. Jede Phase wird einleitend kurz erläutert. Danach werden die entsprechenden Projektmanagementprozesse für diese Phase aufgelistet. Sie stellen die Aufgaben für den Projektleiter (bzw. Sponsor in der Vorbereitungsphase) dar, die er in dieser Phase zu berücksichtigen hat.
Zu jedem Projektmanagementprozess wird auf das entsprechende Kapitel der ICB der IPMA verwiesen. Dieses Kapitelnumerierung entspricht auch derjenigen des Kompendiums PM3 der GPM.
Zusätzlich verweise ich beim Projektprozess, wenn vorhanden, auf eigene oder externe Blogartikel, die das Thema weiterführend aufbereiten. Die eigenen Blogartikel enthalten entweder Themenausarbeitungen des entsprechenden Kapitels im Kompendium PM3 oder Templates bzw. Checklisten, die Hilfestellungen bei der praktischen Arbeit in diesem Prozess bieten.
Ergänzend verweise ich je Projektprozess auf Fragenkataloge, die dem entsprechenden Kapitel des Kompendiums PM3 der GPM oder dem GPM Buch "Projektmanager" entnommen habe. Die Fragenkataloge beinhalten auch mögliche Antworten. Die Fragenkataloge können als Vorbereitung auf die deutsche (!) Zertifizierung nach IPMA verwendet werden.
In meinem Blogartikel finden Sie die Projektmanagementprozesse als kompakte Aufzählung zu den Projektphasen.
Allgemeine Anmerkungen
Nach IPMA ist die Vorbereitungsphase eines Projekts definiert als die Periode, die damit beginnt, dass Ressourcen bewilligt werden, um eine Projektidee zu formulieren und zu begründen bis zu dem Zeitpunkt, in dem beschlossen wird, das gesamte Projekt durchzuführen.
Die Hauptzweck dieser Projektmanagementphase liegt darin, eine Idee zu formulieren und ihre Relevanz für die Ziele der Organisation bzw. des Unternehmens darzulegen. Im Regelfall wird dies anhand der Ausarbeitung eines Business Case getan.
In dieser Phase ist der Projektleiter i.d. noch nicht bestimmt worden. Der Hauptaufwand für die Koordination und die Durchführung liegt beim Kunden bzw. beim entsprechenden Geschäftsbereich, der die Projektidee entwickelt. Spätestens zum Zeitpunkt des Beschlusses durch den Projektsponsor, dass das Projekt begonnen werden soll, muss der Projektleiter festgelegt sein.
Projektmanagementprozesse
| PM Prozess | ICB 3.0 | Blogartikel / Template bzw. Themenausarbeitung | Wiederholungsfragen aus den GPM Büchern |
|---|---|---|---|
| Projekt Charter erstellen | 1.19, 3.06 |
|
|
| Projektmanagement Prozesse festlegen | 1.19 | Siehe oben | Siehe oben |
| Projektmanager bestimmen | 1.19 | Siehe oben | Siehe oben |
| Projektkernteam für die Startphase benennen | 1.19 | Siehe oben | Siehe oben |
| Abgrenzung der Verantwortlichkeiten von Projekt Manager & Sponsor | 1.19 | Siehe oben | Siehe oben |
| Projektzustimmung durch den Projektsponsor einholen | 1.19 | Siehe oben | Siehe oben |
Allgemeine Anmerkungen
Die Startphase beginnt mit der offiziellen Bestätigung, dass das gesamte Projekt durchzuführen ist. Sie endet, wenn Klarheit darüber herrscht, wie das Projekt durchzuführen ist, was das Projektresultat ist und wie die Zusammenarbeit auf Management- und Ausführungsebene aussehen soll. Die Planung des Projekts wird also auf Basis der Ergebnisse aus der Vorbereitungsphase fortgeführt. Das Resultat sind detaillierte Planungsdokumente und entsprechende Verträge mit Kunden und Lieferungen.
Der Endezeitpunkt ist schwammig formuliert, es gibt also kein exaktes Messkriterium, wann die sie beendet ist. Hier muss der Projektleiter dafür sorgen, dass die Bedingungen für die Projektausführung für alle beteiligten Parteien klar formuliert sind. Jeder soll das gleiche Verständnis über Vorgehensweise, Termine und Projektergebnisse haben.
Bitte beachten Sie:
Die aufgelisteten Projektmanagementprozesse repräsentieren z.T. eine zeitliche Reihenfolge. So gibt es z.B. die "Grobe Projektstrukturierung erstellen", auf deren Basis der Meilensteinplan und eine grobe Aufwandsschätzung erfolgt. Im späteren Verlauf werden mit "Vorgänge beschreiben", "Vorgänge planen inkl. Abhängigkeiten" und "Termine planen" Detailpläne erstellt.
Projektmanagementprozesse
| PM Prozess | ICB 3.0 | Blogartikel / Template bzw. Themenausarbeitung | Wiederholungsfragen aus den GPM Büchern |
|---|---|---|---|
| Projektmodell (Projektprozesse) festlegen | 0.00 | ||
| Projektkernteam benennen | 1.07 | ||
| Risikomanagement definieren | 1.04 | ||
| Beschaffung / Beschaffungsprozesse festlegen | 1.14a 1.14b |
|
|
| Detaillierte Projektziele definieren | 1.03 |
|
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| Erfolgskriterien auf Basis der Projektziele festlegen | 1.03 |
|
|
| Detaillierte Projektumfeldanalyse durchführen | 1.02 | ||
| Detaillierte Stakeholderanalyse durchführen | 1.02 | ||
| Kommunikationsplan auf Basis der Stakeholderanalyse erstellen | 1.02 | ||
| Grobe Projektstrukturierung erstellen (Projektinhalte und Projektdurchführung) | 1.09 |
|
|
| Meilensteinplan erstellen | 1.11a | ||
| Aufwände grob schätzen | 1.13 | ||
| Machbarkeit bewerten (Machbarkeitsstudie) |
|
||
| Projektliefergegenstände festlegen; daraus den Projektumfang (Scope) ableiten. | 1.10 | ||
| Abnahmekriterien für Projektliefergegenstände definieren | 1.03 |
|
|
| Vertragsinhalte mit Kunden festlegen | 1.14b 1.14c | ||
| Projektmarketing definieren | 1.02 1.19 |
||
| Projektstrukturplan (Work breakdown structure) erstellen | 1.09 |
|
|
| Arbeitspakete auf Basis des Projektstrukturplans detalliert definieren | 1.09 |
|
|
| Vorgänge beschreiben | 1.11b | ||
| Vorgänge planen inkl. Abhängigkeiten | 1.11b | ||
| Termine planen | 1.11b |
|
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| Qualitätssicherung planen | 1.05 | ||
| Kosten- und Finanzmittelplan erstellen | 1.13 |
|
|
| Ressourcenplan erstellen | 1.12 |
|
|
| Change Management planen | 1.15 |
|
|
| Projektorganisation definieren | 1.06 | ||
| Risiken im Detail analysieren (quantitative, qualitative) | 1.04 | ||
| Risikomanagement planen | 1.04 | ||
| Projektplan erstellen | Anmerkung des Autors der Webseite: Der Projektplan enthält die Ergebnisse der darüber aufgeführten Planungsprozesse |
||
| Vertragsinhalte mit Lieferanten festlegen | 1.14a 1.14b | ||
| Freigabe für nächste Projektmanagementphase einholen |
Allgemeine Anmerkungen
Die Projektausführungsphase beginnt mit dem Abschluss der Startphase und endet mit dem Beginn der Abschlussphase.
Das Projektmanagement muss sich nach dem Verständnis der IPMA hier insbesondere auf die aktuell entstehenden Herausforderungen in dieser Phase konzentrieren. Das heißt also, dass der Projektleiter zu jeder Zeit einschätzen muss, wo er derzeit schwerpunktmäßig tätig sein muss. Treten z.B. ernste Konflikte im Projektteam auf, die das Projektergebnis in Frage stellen, ist die Fortschrittsmessung zum Projekt erst einmal nebensächlich.
Insgesamt kann die Ausführungsphase die folgenden Projektmanagementprozesse umfassen. Es ist natürlich zu beachten, dass es sich um fortlaufende Prozesse handelt, die erst mit Ende der Ausführungsphase abgeschlossen werden.
Projektmanagementprozesse
| PM Prozess | ICB 3.0 | Blogartikel / Template bzw. Themenausarbeitung | Wiederholungsfragen aus den GPM Büchern |
|---|---|---|---|
| Projekt Kick-Off durchführen | |||
| Projektteam bilden | 1.07 | ||
| Projektteam entwickeln | 1.07 | ||
| Change Management ausführen, Änderungen steuern | 1.15 |
|
|
| Nachforderungen steuern | 1.14c | ||
| Qualität sichern | 1.05 | ||
| Kommunikationsplan ausführen | 1.02 1.18 |
|
|
| Vorgänge anstoßen, Arbeit steuern | 1.16 |
|
|
| Termine steuern | 1.16 |
|
|
| Kosten und Finanzmittel steuern | 1.16 |
|
|
| Zielerreichung steuern | 1.16 |
|
|
| Ressourcen steuern | 1.16 |
|
|
| Reporting durchführen | 1.16 |
|
|
| Stakeholderanalyse aktualisieren | 1.02 | ||
| Risiken steuern | 1.04 | ||
| Risikoanalyse aktualisieren | 1.04 | ||
| Verträge mit Kunden und Lieferanten abwickeln | 1.14 | ||
| Abnahme einholen |
Allgemeine Anmerkungen
Die Abschlussphase eines Projektes hat folgende Ziele:
- Beendigung der Zusammenarbeit zwischen allen aktiven Beteiligten
- Erfassung der Projekterfahrungen für spätere Projekte
- Allen Beteiligten und dem Projektumfeld anzeigen, dass das Projekt beendet ist
- Finanzieller Abschluss des Projekts
Projektmanagementprozesse
| PM Prozess | ICB 3.0 | Blogartikel / Template bzw. Themenausarbeitung | Wiederholungsfragen aus den GPM Büchern |
|---|---|---|---|
| Nachkalkulation erstellen | 1.13 1.20 |
|
|
| Verträge beenden | 1.14 | ||
| Projektabschlussbericht erstellen | 1.20 |
|
|
| Abschlussbesprechung durchführen | 1.20 |
|
|
| Leistungen würdigen | 1.07 3.08 | ||
| Projekterfahrungen sichern | 1.20 |
|
|
| Projektdokumentation archivieren | 1.17 |
|
|
| Ressourcen zurückführen, Projektteam auflösen | 1.20 |
|
|
| Projektorganisation auflösen | 1.20 |
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